スポンサーリンク

%e5%ae%b4%e4%bc%9a

春、この季節は出会いの季節でもありますし、別れ季節でもあります。
会社では、歓送迎会をするとこは多いいと思うのですが、上司にいきなり、
「幹事」やってくれる?なんて頼まれちゃった・・・人も少なくはないと思います。
そこで、初幹事のやることの段取りや司会進行の順番、退職者へのプレゼント
はこんなものがいいをご提案していきたいと思います。

スポンサードリンク
  

歓送迎会の幹事になったら段取りはこれ!

初めて幹事を頼まれてからには徹底的にやっちゃいましょう!
それに楽しんでやることが成功の秘訣だと思いますよ!
大人数ですと大変ですので、同僚とか仲のいい先輩がいれば手伝って
貰った方が楽しくできるので、誘ってみましょう

段取り1、参加人数の確認
主役は誰?
新入社員(中途採用も)、異動で来る人、異動した方、退職者を事前に調べていきます。
会社(部署)での参加する人の人数?
中には面倒だから参加しないって人もいます
事前に案内をして来れるか来れないかを調べる。
ここでは、参加できる人の大体の人数を把握しておく!

段取り2 歓送迎会の日程を決定する
会社の人全体で来れるって場合が一番なんですが、上司や主役の人が、
来れる日を選定をしましょう!

主役はあくまでも、新入社員、異動で来る方、異動した方退職者
部署が異動したってかた、新しい場所での歓迎会をかぶる場合が、あるので、
新しい移動先と歓送迎会が同じに日にならないよう配慮してあげましょう。

段取り3 会場を決定する
例年やっているところがあればそこでやった方がいいですし、
行きつけのお店に頼むのもいいと思います。
これに関しては、先輩に聞いていた方がいいと思います。
行きつけや毎年、歓送迎会だったりなんかの宴会で使っている
お店でしたら、無理を聞いてくれる事もあるともいますので、
そこで、開催したほうが、必ずうまくいきますので!おすすめします。

もしないようでしたら、職場から近い、バスがお迎えに来るとか、参加する人の事を
考えて、お店を決定しましょう。
また、コース料理とか、食べ放題、飲み放題ができるところですと、
大体の会費がわかりますので、それができるところを、あらかじめリサーチして、
事前時、下見や打ち合わせをすることをおススメいたします。
参加人数が多くてお店が狭いとか、予算内にやっぱり終わらないとかならないようにしてくださいね。

段取り4 会費を決定する
日程や会場が決まったら、今度は会費を決定しましょう。

お店の飲食代+送別する人や異動される方の記念品、で考えておきましょう。
また、男性、女性の会費の差をつけてることをおススメします。

段取り5 メールや文章で案内を出しましょう
日時、歓送迎会会場、会費が決まったら、人数の確定をしなくてはいけません。
あらかじめ、大体の参加人数を把握していますが、ご参加できない方も、
メールやご案内を念のため聞いてくださいね。
エクセルとかで、簡単に出欠席のチェックリストを付けておくと便利ですよ!

私の会社では、タイムカードのところにご案内と書いた物をボードに貼って、
案内を流しております。
これは、私の会社でのことなので、どんな方法でもいいのですが、
確実にこの日までに確定したいと思いましたら、
一人ひとり確認していった方が確実ですね。

段取り6 参加人数が確定したら
お店に連絡をし、大体で参加人数を予約していたと思いますが、参加人数の確定のご連絡をしてください。

これで、歓送迎会の前日までの段取りが終了しまいた。
次に当日は幹事が司会進行していきます。

スポンサーリンク

歓送迎会の司会進行の順番はこれ!

司会進行は、慣れないと膝はがくがく、心臓バクバクで
緊張して、間違えないようにカンペを用意しておきましょう
それに限られた時間になりますので、
プログラムを作っておくと、便利です。
分刻みくらいで、次はこれ、あと何分でOOさんの挨拶でってなるので、
進行が楽になります。

大体の流れ
例 プログラム
19:00スタート21:00まで
19:00 開会のことば
19:01 歓迎の挨拶
19:04 乾杯の挨拶
19:06 暫しご歓談
こんな感じで、分刻みで書いていくと、あとのことがスムーズになります。
この上司は話が長かったら、閉会するのを少し早めにするとか考えて、プログラムを変更していくと、進行もスムーズにできると思いますので!
20:00 新入社員の紹介
皆さんが完全に酔っぱらう前に幹事が新入社員の紹介をいたしましょう。
簡単でいいので、新入社員から一言、言ってもらうといいですね。
20:30~45 退職者の方への花束、記念品贈呈
この時間は退職者が多ければ長くなるし、1人でしたら、20:45くらいで、いいかもしれませんが、当日、幹事さんが決まればいいかもしれません。
20:47 退職者の挨拶
20:55 締めの挨拶 
20:58 閉会のことば
21:00 二次会へ行く方の連絡

ざっとプログラムの流れを書きましたが、新入社員の紹介を真ん中に持っていくのか、
最後にまとめてやってしまうかは、会場によって違いますが、
私の場合は、完全に酔っぱらう前にササッと終わらせてしまうって感じにしています。

退職者へのプレゼントはどんなものがいい?

やはり花束は必ず渡すけど記念品は何がいい?
プレゼントは当日持って帰れる大きさで選ぼう!

お酒好きにはお酒をプレゼントするのもいいですよ!
名前入れられるサービスもやっているところもあありますので、参考にしてみては?

湯呑、グラス
こちらも名前いれてくれすサービスがあります。

写真立て
記念に残る一枚を取ってプレゼントしてあげましょう。

ボールペン
これも名前を入れられるサービスを行っているところがあるので、
ぜひ参考にしてみては?

寄せ書きを額にいれプレゼント
みんなの気持ちがこもった一つだとも思います。

まとめ

なんで幹事なんかやらなきゃいけないんだよって思うかもしれませんが、
今後の為と思って、成功するよう頑張っていきましょう!

幹事の仕事を成功させると、あなたの株も上がるともいます。

スポンサードリンク