スポンサーリンク

初めての忘年会・幹事役…
不安や心配、わからないことだらけでどうすればいいかとお悩みの人へ、少しお手伝いできたら思い、大まかな段取りや案内状の送付方法をご提案したいと思います。
ぜひマイナスな気持ちばかり持たず、自分の評価を高められるチャンスかもしれない、と思ってがんばってくださいね!

スポンサードリンク
  

忘年会で初めて幹事をやるあなた!まずは段取り決めから!

何事も計画性は大事ですよね。
行動を起こす段取りを整理しておけば、かなりやりやすくなります。

段取りのご提案

<「ほう・れん・そう」の徹底>
何から始めるにしても、まず念頭に置いておくべきがこれなんです。

ほう=報告
れん=連絡
そう=相談

入社の際に聞いたことのある人もいらっしゃるでしょうが、仕事などを進める上でとても大事なことですよね。
始めて任されることの場合は特に、自己判断が一番キケン。
忘年会幹事を経験した先輩や、忘年会について詳しい人にわからないことや意見を聞くことはとても貴重な判断材料になります。
そして「こんな問題があり自分はこう考えるのですが少し悩んでいて…ご意見を伺えますか」という上司への相談、それこそがスキルアピールにもつながるはずです(^^)

日程決め

忘年会に必ず来て欲しいというキーパーソン、例えば社長役員その部署のトップなどですね、その方々が参加できる日をしぼります。
この人たちには、忘年会の中で挨拶をしてもらうことになりますので、そのお願いをすることも頭に入れておいて下さい。
お願いにあがるタイミングは上司などに相談します。

日程を聞く時は、必ず「文書で」日程をいくつか聞いてください。11月にはこれを済ませましょう
その返答に基づいて、上司と相談しながら日程を決めます。
決定した日程は、社員よりも先にトップへ報告しておきます。これも、必ず「文書で」お知らせします。

会社によってそのやり方に独自のものがある場合はそれに従って進めて下さいね。

社員へ日程の案内、リサーチ

今回は日程だけを取り急ぎ先にお知らせし、場所は決まり次第あとで案内します。
参加人数の把握し、参加者の男女比や年代などをリサーチをします。それがこのあと、会場の手配をする段取りの際にとても役立つんです。

スポンサーリンク

案内の方法については、後述する案内状の渡し方のところを参考にしてくださいね。
大体の開始時間と参加費(一般的には4,500円~6,000円)も合わせて書き添えるといいですね。

会場選び

お店選びも、評価アップのポイントになります。
参加者の男女比、年代、好みのお酒などを出来うる限りでリサーチすると、おのずとお店も「こんな感じのところ」とピックアップしやすくなります。

何軒かピックアップできたら、できればお店を下見するとベストです。
料理はもちろん、店員さんの接客態度や個室があるかどうか、トイレの様子、最寄り駅からの道など、お店の雰囲気を肌で感じることが一番です。
夜に来店すると高くつくところでも、ランチで行ってみてはどうでしょうか。ランチでも、お店の味は充分わかると思います。

案内状を出す

会場が決定したら、すぐにトップへ案内状を「文書で」送ります
そのあと、全社員へ案内状を出します。

当日のポイント

当日、会費は事前に社内で集めておくのが一番です。会場でバタバタしないよう、
せめて、会が始まるまでには集めておきたいですね。
必要であればおつりの用意も、事前に銀行で両替の手配をしておけばスムーズです。
ちなみに忘年会のお会計は、終了15分前にはさりげなく席を立って済ませます。領収書は名刺をお金と一緒に渡して書いてもらいましょう。

あとは、準備物がそろっているか確認するとか、乾杯用のドリンクは早めに用意してもらえるようお店にお願いするとか、タイムスケジュール通りに進んでいるか司会者とすりあわせをするとか…
こまごました配慮が、意外に生きてきます。
そしてお店はまた来年使わせてもらうかもしれませんし、多少の騒音に目をつむってくれたお店側へお礼を伝えてから最後に会場を出ましょう。

案内状の渡し方は社員全員に「忘年会のお知らせ」の伝え方

社内の人間だけで行う忘年会なら、社員への案内状は社内メールでもOKです。
メールのメリットは、出欠の確認が早くできることです。タイミングは1ヶ月くらい前にはしておきたいですね

その時のポイントは
件名=「忘年会のお知らせ」であることを明確にした言葉にする
本文=誰宛か、内容を正確に、見やすく
最後に自分の連絡先を、忘れないように明記しましょう。

でも、メールは相手が気づいて開封しなければ意味がないので、未開封ままだったり未到着の場合なども考慮し、口頭でメール開封を促す必要があります。
朝礼や終礼があるなら、そこで忘年会のお知らせをメールで送ったこと、一読してもらうことを伝えておいて下さいね。部署が離れている社員へは電話をかけて、その旨を全員へ連絡してもらえるよう、依頼します。

まとめ

あなただけでなく、同じ不安や壁に今までの幹事さんもぶち当たってきたはずです。
なので、問題や壁が出てきたら、ここが自分の腕の見せどころかも!と思って、色んな人の協力もあおぎながら、あせらずクリアしていって下さいね!
きっといい経験になると思います。

スポンサードリンク